Entsprechenserklärung

Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG haben zuletzt am 8. Mai 2024 gemäß § 161 AktG eine (aktualisierte) Entsprechenserklärung abgegeben.

Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG erklären gemäß § 161 AktG, dass die BayWa AG seit Abgabe der letzten (aktualisierten) Entsprechenserklärung den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der im Bundesanzeiger am 27. Juni 2022 bekanntgemachten Fassung vom 28. April 2022 (nachfolgend „Kodex“) entsprochen hat und entsprechen wird mit den nachfolgenden Ausnahmen in dem jeweils angegeben zeitlichen Rahmen:

1         Altersgrenze für Vorstandsmitglieder (Empfehlung B.5)

Ziffer B.5 des Kodex empfiehlt die Festlegung einer Altersgrenze für Vorstandsmitglieder und die Angabe dieser Altersgrenze in der Erklärung zur Unternehmensführung.

In der Vergangenheit wurde diesen Empfehlungen nicht entsprochen, um die Flexibilität bei der Auswahl geeigneter Kandidaten und Kandidatinnen für Vorstandspositionen nicht durch die Festlegung von Altersgrenzen einzuschränken.

Der Aufsichtsrat hat nunmehr eine Regelaltersgrenze von 65 Jahren zum Zeitpunkt der Bestellung von Vorstandsmitgliedern festgelegt und wird diese in der Erklärung zur Unternehmensführung angeben. Keines der Vorstandsmitglieder überschritt die festgelegte Regelaltersgrenze zum Bestellungszeitpunkt. Der Empfehlung in Ziffer B.5 des Kodex wird damit heute und künftig vollumfänglich entsprochen.

2         Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und Kompetenzprofil für das Gesamtgremium (Empfehlung C.1 Satz 1, 4 und 5)

Ziffer C.1 Satz 1 des Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat konkrete Ziele für seine Zusammensetzung benennen und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten soll. Nach Ziffer C.1 Satz 4 des Kodex sollen Vorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung diese Ziele berücksichtigen und gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium anstreben. Zudem soll gemäß Ziffer C.1 Satz 5 des Kodex der Stand der Umsetzung in Form einer Qualifikationsmatrix in der Erklärung zur Unternehmensführung offengelegt werden.

Der Aufsichtsrat der BayWa AG hat bisher von der Benennung konkreter Ziele für seine Zusammensetzung, der Erarbeitung eines Kompetenzprofils für das Gesamtgremium und der Offenlegung des Stands der Umsetzung in Form einer Qualifikationsmatrix abgesehen, um die Flexibilität bei der Auswahl geeigneter Kandidaten und Kandidatinnen für den Aufsichtsrat nicht dadurch einzuschränken.

Der Aufsichtsrat befasst sich aktuell mit konkreten Zielen für seine Zusammensetzung und der Erarbeitung eines Kompetenzprofils für das Gesamtgremium, welches insbesondere auch die spezifischen Anforderungen aufgrund der aktuellen Lage des Unternehmens und der anstehenden Restrukturierungen berücksichtigt. Beides soll zeitnah beschlossen und gemäß den Empfehlungen des Kodex berücksichtigt sowie veröffentlicht werden. Der Empfehlung in Ziffer C.1 des Kodex wird damit künftig entsprochen.

3         Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder (Empfehlung C.2)

Ziffer C.2 des Kodex empfiehlt die Festlegung einer Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und deren Angabe in der Erklärung zur Unternehmensführung.

In der Vergangenheit wurde diesen Empfehlungen nicht entsprochen, um die Flexibilität bei der Auswahl geeigneter Kandidaten und Kandidatinnen für den Aufsichtsrat nicht durch die Festlegung von Altersgrenzen einzuschränken.

Der Aufsichtsrat hat nunmehr eine Regelaltersgrenze von 70 Jahren zum Zeitpunkt der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern festgelegt. Die Regelaltersgrenze von 70 Jahren wurde bereits bei der letzten Aufsichtsratswahl eingehalten. Der Empfehlung in Ziffer C.2 des Kodex wird damit heute und künftig vollumfänglich entsprochen.

4         Höchstgrenze für Aufsichtsratsmandate (Empfehlung C.4)

Nach der Empfehlung in Ziffer C.4 des Kodex soll ein Aufsichtsratsmitglied, das keinem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, insgesamt nicht mehr als fünf Aufsichtsratsmandate bei konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder vergleichbare Funktionen wahrnehmen, wobei ein Aufsichtsratsvorsitz doppelt zählt.

Keines der Aufsichtsratsmitglieder der BayWa AG nimmt mehr als fünf Aufsichtsratsmandate bei konzernexternen börsennotierten Gesellschaften wahr. Allerdings sind zwei Aufsichtsratsmitglieder der BayWa AG Mitglied in Aufsichtsgremien von mehr als fünf konzernexternen Gesellschaften, bei denen es sich um vergleichbare Funktionen handeln kann. Die Gesellschaft möchte nicht auf die Kompetenz dieser beiden Aufsichtsratsmitglieder verzichten. Unter Abwägung aller Umstände und insbesondere der unklaren Definition des Begriffs „einer vergleichbaren Funktion“ im Sinne von Ziffer C.4 wird daher höchstvorsorglich eine Abweichung von dieser Empfehlung erklärt.

5         Frist zur Offenlegung von Finanzinformationen (Empfehlung F.2)

Ziffer F.2 des Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende und dass die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein sollen.

Von diesen Empfehlungen wurde und wird im Zusammenhang mit der Veröffentlichung des Halbjahresfinanzberichts für das erste Halbjahr 2024, der Veröffentlichung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2024 sowie auch der Veröffentlichung der Quartalsmitteilung für das erste Quartal des laufenden Geschäftsjahres 2025 abgewichen. Die Veröffentlichung des Halbjahresfinanzberichts 2024 verzögerte sich bis zum 27. September 2024, da die Durchführung von (außerplanmäßigen) Impairment-Überprüfungen erforderlich wurden (vgl. die Ad hoc-Mitteilung vom 24. Juli 2024). Die Veröffentlichung des Konzernabschlusses und Konzernlageberichts 2024 wird sich in Folge der Durchführung des StaRUG-Verfahrens verzögern. In diesem Zusammenhang wird sich auch die Veröffentlichung der Quartalsmitteilung für das erste Quartal 2025 leicht verzögern.

Die BayWa AG beabsichtigt jedoch, den Empfehlungen in Ziffer F.2 des Kodex ab dem Halbjahresfinanzbericht wieder vollumfänglich zu entsprechen.

6         Anteil der langfristigen variablen Vergütung im Verhältnis zur gesamten variablen Vergütung (Empfehlung G.6)

Ziffer G.6 des Kodex empfiehlt, dass die variable Vergütung, die sich aus dem Erreichen langfristig orientierter Ziele ergibt, den Anteil an kurzfristig orientierten Zielen übersteigen soll.

Der Vorstandsdienstvertrag mit Reinhard Wolf sieht ausschließlich eine fixe Vergütung vor. Reinhard Wolf hatte bis zum 30. November 2024 einen Vorstandsdienstvertrag mit der (damaligen) Konzerntochter RWA AG und wurde allein von dieser vergütet. Um sich in der aktuellen Situation vollständig der BayWa AG widmen zu können, wurde die Vorstandstätigkeit von Reinhard Wolf bei der RWA AG mit Wirkung zum 1. Dezember 2024 beendet und ein Vorstandsdienstvertrag mit der BayWa AG mit einer Laufzeit bis 30. September 2025 geschlossen. Der Vorstandsdienstvertrag sieht keine variable Vergütung vor, da die im derzeit noch geltenden Vergütungssystem vorgesehenen kurz- und langfristigen variablen Vergütungskomponenten nach Auffassung des Aufsichtsrats nicht zu der aktuellen Situation der BayWa AG und nicht zur Befristung seines Vorstandsdienstvertrags passen. Die Vorstandstätigkeit von Michael Baur, der interimsweise für die Phase der Restrukturierung der BayWa AG mit dem Aufgabenbereich des Chief Restructuring Officer in den Vorstand bestellt wurde, ist Bestandteil eines Dienstleistungsvertrags der BayWa AG mit AlixPartners Ltd., London, Swiss Branch, Zürich. Der Dienstleistungsvertrag sieht keine langfristige variable Vergütung vor, da die im derzeit noch geltenden Vergütungssystem vorgesehenen langfristigen variablen Vergütungskomponenten nach Auffassung des Aufsichtsrats nicht zu der aktuellen Situation der BayWa AG und nicht zu seiner spezifischen Situation passen. Beim ehemaligen Vorstandsmitglied Andreas Helber (ausgeschieden zum 31. März 2025) lag vertraglich der Anteil der langfristigen variablen Vergütung an der gesamten variablen Vergütung bei 100 % Zielerreichung für das Geschäftsjahr 2024 bei rund 49,3 % und entsprach damit knapp nicht der Empfehlung in Ziffer G.6.

Der Aufsichtsrat beabsichtigt, der Empfehlung in Ziffer G.6 in Zukunft grundsätzlich zu folgen, behält sich jedoch vor, hiervon im Einzelfall abzuweichen, um der Situation der BayWa AG und sich daraus möglicherweise auch zukünftig ergebenden Sonderkonstellationen angemessen Rechnung tragen zu können.

7         Zeitpunkt der Festlegung der Leistungskriterien für variable Vergütungsbestandteile und strategische Zielorientierung der Leistungskriterien (Empfehlung G.7 Satz 1)

Nach Ziffer G.7 Satz 1 des Kodex soll der Aufsichtsrat für das bevorstehende Geschäftsjahr für jedes Vorstandsmitglied die Leistungskriterien für variable Vergütungsbestandteile festlegen. Die Leistungskriterien wurden für die Ende des Geschäftsjahrs 2024 tätigen und die unterjährig im Geschäftsjahr 2025 neu bestellten Vorstandsmitglieder aufgrund der Situation der Gesellschaft seit Sommer 2024 und der Verzögerung beim Sanierungsgutachten noch nicht festgelegt. Die Anpassungen am finalen Entwurf des Sanierungsgutachtens dauerten bis in das zweite Quartal (vgl. die Ad hoc-Mitteilung vom 8. April 2025). Die wesentlichen Parameter des Sanierungsgutachtens müssen bei der Ableitung der individuellen Zielvorgaben berücksichtigt werden. Eine Festlegung der Leistungskriterien wird sich daher verzögern.

Vor dem Hintergrund, dass eine trennscharfe Abgrenzung zwischen strategischen und operativen Zielsetzungen oftmals schwierig ist, wurde und wird zudem mit Blick auf das derzeit noch geltende Vergütungssystem eine vorsorgliche Abweichung von der Empfehlung erklärt, dass sich Leistungskriterien vor allem an strategischen Zielsetzungen orientieren sollen.

Der Aufsichtsrat beabsichtigt, in dem der ordentlichen Hauptversammlung 2025 vorzulegenden, neuen Vorstandsvergütungssystem strategische Zielsetzungen vorzusehen, soweit dies in der anstehenden Sanierungsphase möglich und sinnvoll ist, und so der Empfehlung in Ziffer G.7 des Kodex in Zukunft grundsätzlich zu folgen. Er behält sich aber vor, hiervon im Einzelfall abzuweichen, um der Situation der BayWa AG und sich daraus möglicherweise auch zukünftig ergebenden Sonderkonstellationen angemessen Rechnung tragen zu können.

8         Aktienbasierte variable Vergütung und Verfügungszeitpunkt (Empfehlung G.10)

Nach der Empfehlung in Ziffer G.10 des Kodex sollen gewährte variable Vergütungsbeträge unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerbelastung überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt werden. Zudem soll das Vorstandsmitglied über die langfristig variablen Gewährungsbeträge erst nach vier Jahren verfügen können.

Das derzeit noch geltende Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder sieht keine aktienbasierten variablen Vergütungsbestandteile oder entsprechende Aktienanlagepflichten vor, da jedenfalls für die BayWa AG Bedenken an der Tauglichkeit des Aktienkurses als Gradmesser für eine nachhaltige und langfristige Leistungsentwicklung bestanden. Hinzu kam, dass man den mit aktienbasierten Vergütungen bzw. Anlageverpflichtungen verbundenen Verwaltungsaufwand sowie auch die sich dabei ergebenden insiderrechtlichen Themen scheute. Zudem sieht das derzeit noch geltende Vorstandsvergütungssystem vor, dass die langfristigen variablen Gewährungsbeträge über einen Zeitraum von drei Jahren ausbezahlt werden, da dies als im konkreten Fall jedenfalls sachgerecht angesehen wurde. Dementsprechend wurde bei der Vorstandsvergütung bislang der Empfehlung in Ziffer G.10 des Kodex, soweit variabel vergütet wurde (siehe oben unter 6), keine Folge geleistet.

Das neue Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder, welches der ordentlichen Hauptversammlung 2025 zur Billigung vorgelegt werden soll, soll die Empfehlungen in Ziffer G.10 des Kodex berücksichtigen, soweit dies in der anstehenden Sanierungsphase möglich und sinnvoll ist. Der Aufsichtsrat beabsichtigt daher, der Empfehlung in Ziffer G.10 in Zukunft grundsätzlich zu folgen, behält sich jedoch vor, hiervon im Einzelfall abzuweichen, um der Situation der BayWa AG und sich daraus möglicherweise auch zukünftig ergebenden Sonderkonstellationen angemessen Rechnung tragen zu können.

9         Einbehalt oder Rückforderung von variabler Vergütung (Empfehlung G.11 Satz 2)

Ziffer G.11 Satz 2 des Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat die Möglichkeit haben soll, in begründeten Fällen variable Vergütungsbestandteile einzubehalten oder zurückzufordern. Der Vorstandsdienstvertrag von Reinhard Wolf enthält wegen seiner kurzen interimsweisen Tätigkeit keine variable Vergütung (siehe oben unter 6). Der Dienstleistungsvertrag mit AlixPartners Ltd. die Vorstandstätigkeit von Michael Baur betreffend (siehe oben unter 6) sieht wegen seiner interimsweisen Tätigkeit in der Restrukturierungsphase keinen Einbehalt und keine Rückforderungsmöglichkeit vor.

Der Aufsichtsrat beabsichtigt, der Empfehlung zukünftig außerhalb von derartig vergleichbaren Sonderkonstellationen vollumfänglich zu folgen. Die Vorstandsdienstverträge von Dr. Frank Hiller, Prof. Dr. Matthias J. Rapp und Dr. Marlen Wienert sehen eine entsprechende Möglichkeit vor.

10       Auszahlung offener variabler Vergütungsbestandteile (Empfehlung G.12)

Im Falle der Beendigung eines Vorstandsvertrags soll nach der Empfehlung in Ziffer G.12 des Kodex die Auszahlung noch offener variabler Vergütungsbestandteile, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Vergleichsparametern sowie nach den im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Haltedauern erfolgen.

Die Vorstandsdienstverträge der ehemaligen Vorstandsmitglieder Marcus Pöllinger (ausgeschieden zum 31. Oktober 2024) und Andreas Helber (ausgeschieden zum 31. März 2025) sowie der laufende Vorstandsdienstvertrag von Dr. Marlen Wienert enthielten bzw. enthalten Regelungen, wonach bei Ausscheiden des Vorstandmitglieds das Guthaben der Tantiemebank komplett ausbezahlt oder Rückzahlungen komplett zu leisten sind. Dem liegt der Gedanke zu Grunde, dass ein Vorstandsmitglied mit Ausscheiden die Möglichkeit verliert, den Geschäftserfolg zu beeinflussen und Vorstand und Gesellschaft im Regelfall ein Interesse an einer zügigen Vertragsabwicklung haben.

Der Aufsichtsrat beabsichtigt jedoch, diese Empfehlung beim Abschluss neuer und bei der Verlängerung bestehender Vorstandsdienstverträge umzusetzen. Die zuletzt abgeschlossenen Vorstandsdienstverträge mit Dr. Frank Hiller und Prof. Dr. Matthias J. Rapp entsprechen bereits heute dieser Empfehlung.

11       Anrechnung konzerninterner Aufsichtsratsmandate auf die Vorstandsvergütung (Empfehlung G.15)

Sofern Vorstandsmitglieder konzerninterne Aufsichtsratsmandate wahrnehmen, soll nach Ziffer G.15 des Kodex die Vergütung angerechnet werden.

Mit dem Festgehalt der Vorstände der BayWa AG waren bisher grundsätzlich alle Tätigkeiten für mit der Gesellschaft verbundene Unternehmen abgegolten. Hiervon wurden für einzelne, besonders aufwendige Mandate Ausnahmen gemacht und zusätzliche Vergütungsleistungen nicht angerechnet. Diese Ausnahmen bestehen seit dem 1. April 2025 nicht mehr.

Der Empfehlung in G.15 des Kodex wird damit heute und zukünftig vollumfänglich entsprochen.

München, 16. Mai 2025

BayWa Aktiengesellschaft

Der Vorstand                                                                                        Der Aufsichtsrat