Entsprechenserklärung

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG am 6. November 2019 abgegeben. Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG erklären, dass den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ in der Fassung vom 7. Februar 2017 (bekanntgemacht im Bundesanzeiger am 24. April 2017; nachfolgend „DCGK“) mit den folgenden Abweichungen entsprochen wurde und wird:

1    Selbstbehalt bei der D & O-Versicherung für Aufsichtsratsmitglieder – Ziffer 3.8 Abs. 3 DCGK

Der Kodex empfiehlt in Ziffer 3.8 Abs. 3, bei Abschluss einer D&O-Versicherung für Aufsichtsratsmitglieder einen Selbstbehalt vorzusehen. Die BayWa AG hat für die Mitglieder des Aufsichtsrats eine D & O-Versicherung abgeschlossen, die keinen Selbstbehalt der Aufsichtsratsmitglieder vorsieht. Die BayWa AG ist nicht der Ansicht, dass die Motivation und Verantwortung, mit der die Mitglieder des Aufsichtsrats ihre Aufgaben wahrnehmen, durch einen Selbstbehalt in der D & O-Versicherung verbessert werden.

2    Festlegung des angestrebten Versorgungsniveaus unter Berücksichtigung der Dauer der Vorstandszugehörigkeit – Ziffer 4.2.3 Abs. 3 DCGK

Der DCGK empfiehlt dem Aufsichtsrat in Ziffer 4.2.3 Abs. 3, das angestrebte Versorgungsniveau bei Versorgungszusagen von Vorstandsmitgliedern auch unter Berücksichtigung der Dauer der Vorstandszugehörigkeit festzulegen. Mehrere Vorstandsmitglieder der BayWa AG erhalten eine feste Altersversorgung von der Gesellschaft, die nicht in Abhängigkeit zur Dauer ihrer Vorstandszugehörigkeit steht. Der Aufsichtsrat hält diese Regelung im Hinblick auf die langjährige Zugehörigkeit der Vorstandsmitglieder zum BayWa Konzern für sachgerecht. 

3    Abfindungs-Cap – Ziffer 4.2.3 Abs. 4 DCGK

Der Kodex empfiehlt in Ziffer 4.2.3 Abs. 4, beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf zu achten, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Die Dienstverträge der Vorstandsmitglieder der BayWa AG enthalten keine solche Regelung, denn die Höhe einer möglichen Abfindung ist Gegenstand eines gegebenenfalls bei Beendigung der Vorstandstätigkeit abzuschließenden Aufhebungsvertrags und damit von einer Einigung mit dem Vorstandsmitglied abhängig. Selbst bei Aufnahme einer entsprechenden Vertragsklausel könnte ein Vorstandsmitglied daher darauf bestehen, sich die vollständigen Ansprüche aus dem Dienstvertrag auszahlen zu lassen und ansonsten seine Zustimmung zur Beendigung der Vorstandstätigkeit verweigern. Die BayWa AG ist außerdem der Überzeugung, dass der Aufsichtsrat auch ohne eine solche Klausel das Unternehmensinteresse bei Verhandlungen mit einem ausscheidenden Vorstandsmitglied hinreichend berücksichtigen und keine übermäßigen Abfindungen gewähren wird.

4    Individualisierte Ausweisung der Vorstandsvergütung – Ziffer 4.2.5 Abs. 3 DCGK

Nach Ziffer 4.2.5 Abs. 3 des Kodex wird empfohlen, für Geschäftsjahre, die ab dem 31. Dezember 2013 beginnen, die Vorstandsvergütung im Vergütungsbericht tabellarisch und individualisiert auszuweisen. Die Offenlegung der Vorstandsvergütung erfolgt bei der BayWa AG unter Berücksichtigung der diesbezüglich gesetzlichen Vorschriften. Die ordentliche Hauptversammlung 2015 hat einen erneuten Beschluss gem. §§ 286 Abs. 5, 314 Abs. 2 alte Fassung HGB gefasst, wonach die Vorstandsvergütung nicht individualisiert ausgewiesen wird. Während des Bestandes dieses Hauptversammlungsbeschlusses erfolgt daher keine individualisierte Ausweisung der Vorstandsvergütung entsprechend der Empfehlung in Ziffer 4.2.5 Abs. 3 DCGK.

5    Keine feste Altersgrenze für den Vorstand – Ziffer 5.1.2 Abs. 2 S. 3 DCGK

In den aktuellen Fassungen der Geschäftsordnung für den Vorstand gibt es bei der BayWa AG entgegen den Empfehlungen in Ziffer 5.1.2 Abs. 2 S. 3 DCGK keine feste Altersgrenze für die Mitgliedschaft im Vorstand. Die BayWa AG prüft laufend die Leistungsfähigkeit und Kompetenz ihrer Organmitglieder. Das Lebensalter sagt jedoch nichts über die Leistungsfähigkeit eines aktuellen oder potenziellen Organmitglieds aus. Daher hält die BayWa AG starre Altersgrenzen, die zudem die Flexibilität bei Personalentscheidungen und die Zahl möglicher Kandidaten einschränken, nicht für sinnvoll.

6    Aufgaben des Prüfungsausschusses – Ziffer 5.3.2 S. 1 DCGK

Der Prüfungsausschuss soll nach Ziffer 5.3.2 S. 1 DCGK unter anderem mit der Compliance befasst sein, falls kein anderer Ausschuss damit betraut ist. Derzeit sind Compliance-Angelegenheiten in Abweichung zu Ziffer 5.3.2 S. 1 DCGK keinem bestimmten Ausschuss zugewiesen, vielmehr befasst sich der Aufsichtsrat unmittelbar mit diesem Thema. Aufgrund des hohen Stellenwerts von Compliance-Angelegenheiten ist die BayWa AG der Ansicht, dass sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats in die Behandlung entsprechender Fragen einbezogen werden sollten. Um somit eine umfassende und verantwortliche Aufgabenwahrnehmung in diesem Bereich zu gewährleisten, ist dieser Bereich weiterhin dem Aufsichtsrat als Gesamtgremium zugewiesen.

7    Keine feste Altersgrenze oder Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer für den Aufsichtsrat – Ziffer 5.4.1 Abs. 2 DCGK

Auch in der aktuellen Fassung der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat gibt es bei der BayWa AG entgegen den Empfehlungen in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 S. 1 DCGK keine feste Altersgrenze für die Mitgliedschaft im bzw. Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat. Die BayWa AG prüft laufend die Leistungsfähigkeit und Kompetenz ihrer Organmitglieder. Das Lebensalter sagt jedoch nichts über die Leistungsfähigkeit eines aktuellen oder potenziellen Organmitglieds aus. Weiter soll der BayWa AG auch die Expertise von erfahrenen und bewährten Aufsichtsratsmitgliedern zur Verfügung stehen. Daher hält die BayWa AG eine starre Altersgrenze und eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer, die zudem die Flexibilität bei Personalentscheidungen und die Zahl möglicher Kandidaten einschränken, nicht für sinnvoll.

8    Benennung von konkreten Zielen für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats – Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 4 DCGK

Der Kodex empfiehlt in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 4 die Benennung konkreter Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats. Bei der Benennung der konkreten Ziele soll unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation unter anderem die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5.4.2 DCGK sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigt werden. Vorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sollen diese Ziele berücksichtigen. Die BayWa AG sieht von einer konkreten Zielsetzung und der Erarbeitung eines Kompetenzprofils für das Gesamtgremium ab. Aus Sicht der BayWa AG ist die fachliche und durch Erfahrung erworbene Qualifikation der Aufsichtsratskandidaten maßgebliches Kriterium für die Übernahme eines Aufsichtsratsmandats und damit für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats insgesamt. Bei den Vorschlägen für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats unterstützt und berücksichtigt die BayWa AG die in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 4 DCGK genannten Kriterien, sieht aber konkrete Zielvorgaben oder Quoten nicht als sinnvoll an.

9    Information zu einer nach Einschätzung des Aufsichtsrats angemessenen Anzahl unabhängiger Mitglieder – Ziffer 5.4.1 Abs. 4 Satz 3 DCGK

Nach Ziffer 5.4.1 Abs. 4 Satz 3 DCGK soll der Aufsichtsrat über die nach seiner Einschätzung angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner und die Namen dieser Mitglieder informieren. Der Kodex enthält jedoch keine nähere Definition, was unter "Unabhängigkeit" in diesem Sinne zu verstehen ist. Solange dieser unbestimmte Rechtsbegriff nicht durch den Gesetzgeber, die Judikatur oder den Kodexgeber selbst konkretisiert ist, sieht die Gesellschaft zur Vermeidung von negativen Besetzungsrügen von einer Festlegung und entsprechenden Veröffentlichung ab.

10    Offenlegung der persönlichen und geschäftlichen Beziehungen der Aufsichtsratskandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär – Ziffer 5.4.1 Abs. 5 bis Abs. 7 DCGK

Ziffer 5.4.1 Abs. 5 bis Abs. 7 DCGK enthält die Empfehlung, die persönlichen und geschäftlichen Beziehungen eines jeden vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten für die Wahl des Aufsichtsrats zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offenzulegen. Dieser Empfehlung folgt die BayWa AG nicht. Hinsichtlich der Bestimmung von Art und Umfang der bei Wahlvorschlägen offenzulegenden Umstände besteht in der Praxis derzeit noch Rechtsunsicherheit. Es ist daher zu befürchten, dass die mangelnde Bestimmtheit dieser Kodexregelung im Rahmen von Beschlussmängelklagen genutzt wird. Der Aufsichtsrat wird die weitere Entwicklung hierzu beobachten und eine Anwendung dieser Kodexregelung bei künftigen Aufsichtsratswahlen erneut prüfen.

11    Angaben zur Offenlegung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder – Ziffer 5.4.6 Abs. 3 DCGK

Entgegen der Empfehlung in Ziffer 5.4.6 Abs. 3 DCGK wird die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder (einschließlich der vom Unternehmen an die Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen) jährlich nach den satzungsmäßig vorgegebenen festen Bezügen und nicht individualisiert im Anhang und im Lagebericht ausgewiesen. Aus den im Anhang oder im Lagebericht gemachten Angaben ergibt sich die Struktur und Höhe der Vergütung für den Aufsichtsrat. Die BayWa AG erachtet diese Angaben für ausreichend, um dem Informationsinteresse des Kapitalmarkts und der Aktionäre zu genügen.

12    Angaben zur Teilnahme des Aufsichtsrats an Ausschusssitzungen – Ziffer 5.4.7 Satz 1 DCGK

Ziffer 5.4.7 Satz 1 DCGK sieht unter anderem vor, im Bericht des Aufsichtsrats zu vermerken, falls ein Mitglied des Aufsichtsrats nur an der Hälfte oder weniger als der Hälfte von Sitzungen der Ausschüsse, denen er angehört, teilgenommen hat. Der BayWa AG ist es wichtig, dass sich ein Mitglied des Aufsichtsrats auch in den Ausschüssen in den Entscheidungsfindungsprozess einbringt. In der Regel finden Sitzungen der Ausschüsse des Aufsichtsrats der BayWa AG zweimal im Jahr statt. Bereits ein einmaliges Fehlen würde bei Umsetzung von Ziffer 5.4.7 Satz 1 DGCK zu einem Vermerk im Bericht des Aufsichtsrats führen. Aufgrund der Anzahl der Ausschusssitzungen würde durch einen solchen Vermerk ein falsches Bild von der Sitzungsdisziplin des Mitglieds des Aufsichtsrats entstehen. Die BayWa AG wird daher der Empfehlung des DCGK nicht nachkommen und nicht vermerken, wenn ein Aufsichtsratsmitglied nur an der Hälfte oder weniger als der Hälfte der Sitzungen der Ausschüsse teilgenommen hat.  

  

München, 6. November 2019

BayWa Aktiengesellschaft

Der Vorstand                                   Der Aufsichtsrat