Entsprechenserklärung gem. § 161 AktG
Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG am 4. August 2010 abgegeben. Vorstand und Aufsichtsrat der BayWa AG erklären, dass den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ in der Fassung vom 26. Mai 2010 (bekanntgemacht im elektronischen Bundesanzeiger am 2. Juli 2010) mit den folgenden Abweichungen entsprochen wurde und wird:
Keine Briefwahl – Ziffer 2.3.3 S. 2 DCGK
Der Kodex empfiehlt in Ziffer 2.3.3 S. 2, dass die Gesellschaft die Aktionäre auch bei der Briefwahl und bei der Stimmrechtsvertretung unterstützen soll.
Die Satzung der BayWa AG sieht bislang nicht die Möglichkeit der Briefwahl vor. Nach unserer Auffassung ist die Briefwahl bislang nicht ausreichend erprobt und es ergeben sich insbesondere Schwierigkeiten im Hinblick auf die Feststellung der Authentizität der abgegebenen Stimmen. Zudem bietet die BayWa AG den Aktionären bereits die Möglichkeit, einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung des Stimmrechts zu beauftragen. Somit haben die Aktionäre bereits jetzt die Möglichkeit, ihre Stimme auch vor dem Tag der Hauptversammlung abzugeben, so dass die zusätzliche Möglichkeit einer Briefwahl für die Wahrnehmung der Aktionärsrechte keinen weiteren Mehrwert mit sich bringen würde.
Da aus vorgenannten Gründen in der Satzung der BayWa AG bislang keine Briefwahl vorgesehen ist, wird der Empfehlung in Ziffer 2.3.3 S. 2 DCGK, die Aktionäre bei der Briefwahl zu unterstützen, nicht gefolgt.
Selbstbehalt bei der D&O-Versicherung für Aufsichtsratsmitglieder – Ziffer 3.8 Abs. 3 DCGK
Der Kodex empfiehlt in Ziffer 3.8 Abs. 3, bei Abschluss einer D&O-Versicherung für Aufsichtsratsmitglieder einen Selbstbehalt vorzusehen. Die BayWa AG hat für die Mitglieder des Aufsichtsrats eine D&O-Versicherung abgeschlossen, die keinen Selbstbehalt der Aufsichtsratsmitglieder vorsieht. Die BayWa AG ist nicht der Ansicht, dass die Motivation und Verantwortung, mit der die Mitglieder des Aufsichtsrats ihre Aufgaben wahrnehmen, durch einen Selbstbehalt in der D&O-Versicherung verbessert werden.
Abfindungs-Cap – Ziffer 4.2.3 Abs. 4 DCGK
Der Kodex empfiehlt in Ziffer 4.2.3 Abs. 4, beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf zu achten, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Die Dienstverträge der Vorstandsmitglieder der BayWa AG enthalten keine solche Regelung. Denn die Höhe einer möglichen Abfindung ist Gegenstand eines ggf. bei Beendigung der Vorstandstätigkeit abzuschließenden Aufhebungsvertrags und damit von einer Einigung mit dem Vorstandsmitglied abhängig. Selbst bei Aufnahme einer entsprechenden Vertragsklausel könnte ein Vorstandsmitglied daher darauf bestehen, sich die vollständigen Ansprüche aus dem Dienstvertrag auszahlen zu lassen und ansonsten seine Zustimmung zur Beendigung der Vorstandstätigkeit verweigern. Die BayWa AG ist außerdem der Überzeugung, dass der Aufsichtsrat auch ohne eine solche Klausel das Unternehmensinteresse bei Verhandlungen mit einem ausscheidenden Vorstandsmitglied hinreichend berücksichtigen und keine übermäßigen Abfindungen gewähren wird.
Angaben zur Vergütung der Vorstandsmitglieder – Ziffer 4.2.4 DCGK
Entgegen Ziffer 4.2.4 DCGK wurde und wird die Vergütung der Vorstandsmitglieder nicht individualisiert, sondern aufgeteilt nach fixen und variablen/erfolgsorientierten Bezügen jährlich im Anhang des Konzernabschlusses ausgewiesen. Ein entsprechender Hauptversammlungsbeschluss gemäß § 286 Abs. 5 HGB und Ziffer 4.2.4 Satz 3 DCGK wurde gefasst. Von einer individualisierten Ausweisung der Vergütung der Vorstandsmitglieder wird abgesehen, da dies mittelfristig zu einer Angleichung der Vorstandsbezüge führen würde, die nicht mehr den individuellen Leistungen der Vorstandsmitglieder entspricht.
Keine festen Altersgrenzen für Vorstand und Aufsichtsrat – Ziffer 5.1.2 Absatz 2 Satz 3 und Ziffer 5.4.1 Abs. 2 Satz 1 DCGK
In den aktuellen Fassungen der Geschäftsordnungen für Vorstand und Aufsichtsrat gibt es bei der BayWa AG entgegen den Empfehlungen in Ziffer 5.1.2 Absatz 2 Satz 3 DCGK einerseits und in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 Satz 1 DCGK andererseits keine festen Altersgrenzen für die Mitgliedschaft in Vorstand und Aufsichtsrat. Die BayWa AG prüft laufend die Leistungsfähigkeit und Kompetenz ihrer Organmitglieder. Das Lebensalter allein sagt jedoch nichts über die Leistungsfähigkeit eines aktuellen oder potenziellen Organmitglieds aus. Daher hält die BayWa AG starre Altersgrenzen, die zudem die Flexibilität bei Personalentscheidungen und die Zahl möglicher Kandidaten einschränken, nicht für sinnvoll.
Benennung von konkreten Zielen für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats – Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 3 DCGK
Mit der Neufassung des DCGK vom 26. Mai 2010 wurden in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 3 neue Empfehlungen eingeführt, wonach der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen soll, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Diese konkreten Ziele sollen insbesondere eine angemessene Beteiligung von Frauen vorsehen. Vorschläge des Aufsichtsrats an die zuständigen Wahlgremien sollen diese Ziele berücksichtigen. Der Aufsichtsrat prüft die Frage, welche konkreten Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats – insbesondere unter einer angemessenen Beteiligung von Frauen – sinnvoll erscheinen. Da reguläre Wahlen zum Aufsichtsrat erst auf der Hauptversammlung im Jahr 2013 anstehen, hat sich der Aufsichtsrat hierzu bislang keine abschließende Meinung gebildet, zumal sich die unternehmensspezifischen Anforderungen an die konkreten Besetzungsziele bis zum Jahr 2013 mit einiger Wahrscheinlichkeit ändern können. Daher hat der Aufsichtsrat bisher davon abgesehen, konkrete Ziele für seine Zusammensetzung zu benennen.
Angaben zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder – Ziffer 5.4.6 Abs. 3 DCGK
Entgegen der Empfehlung in Ziffer 5.4.6 Abs. 3 DCGK wurde und wird die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder (einschließlich der vom Unternehmen an die Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen) nicht individualisiert, sondern aufgeteilt nach festen und erfolgsorientierten Bezügen jährlich im Corporate Governance Bericht ausgewiesen. Aus den im Corporate Governance Bericht gemachten Angaben ergibt sich die Struktur und Höhe der Vergütung für den Aufsichtsrat. Die BayWa AG erachtet diese Angaben für ausreichend, um dem Informationsinteresse des Kapitalmarkts und der Aktionäre zu genügen.
München, 9. November 2011
BayWa Aktiengesellschaft
